Si eres de los que todavía solo hacen llamadas y envían mails corporativos, estás un poco desactualizado. En la actualidad existen muchos otros canales donde se puede mantener un diálogo inmediato y efectivo. Por eso, en https://www.jesuslopezseo.com/ te explicaremos las plataformas tecnológicas que funcionan como los nuevos canales de comunicación de tu empresa. Son las soluciones para hacer que el mensaje llegue sin modificaciones. Continúa leyendo para que conozcas las aplicaciones de mensajería instantánea que puedes usar en tu negocio.
Plataformas tecnológicas: los nuevos canales de comunicación de tu empresa
La tecnología ha avanzado, y con ella las comunicaciones. Por eso muchas empresas como Microsoft han invertido millones al adquirir o crear productos que sustituyan el correo electrónico. Sobre todo, para hacer más efectiva la comunicación interna de la compañía.
Veamos varias plataformas que han revolucionado el intercambio de información en el ámbito empresarial. Entre las que destacan las redes sociales y las apps de mensajería instantánea.
Las redes sociales en la comunicación interna de las empresas
El uso de las redes sociales impone un nuevo paradigma en las comunicaciones organizacionales. Tal vez te has resistido un poco en incorporar estas aplicaciones en tu estrategia comunicacional. Pero, tienes que estar consciente que tus empleados y clientes son usuarios activos de la web y sus plataformas. Ellos suben videos, hacen comentarios a otras publicaciones, etc. Entonces, ¿por qué no aprovechar esto para mejorar la comunicación interna de tu empresa?
La intranet ha revolucionado con la web 2.0. Las comunidades, pizarras y foros virtuales, han aumentado la interacción entre los departamentos de las compañías. Las redes sociales no solo son útiles para el marketing de una empresa, sino que también ayudan a mejorar las comunicaciones internas.
¿Cómo estar seguros del buen uso de estos medios en la empresa? Si todavía no te decides por incluir en tu estrategia comunicacional interna a las redes sociales, seguro te surgen muchas interrogantes. ¿De qué manera afectará la productividad del negocio? ¿Cómo impactará esto a los empleados? ¿Cómo será la transformación de la empresa? Entre tantas otras preguntas.
Bien, para responder un poco tus inquietudes vamos a basarnos en lo expuesto por el psicólogo Kurt Lewin, quien sostiene su teoría que el comportamiento de la persona está pautado por dos variables: su personalidad y el entorno. Es por eso que cada quien se comporta diferente en grupos de diferentes cantidades.
De manera que, llevando esta conjetura al espacio empresarial, podemos decir que la efectividad de las redes sociales en la comunicación interna de la organización será pautada por:
- Las clases de empleados.
- Y la atmósfera de trabajo.
Es decir, que si tus empleados tienen profesionalismo, ética y buenas costumbres; además, sostienen una relación cordial entre todos la integración de las redes sociales será un éxito.
Te recomendamos que hagas un manual de uso de las cuentas sociales. Una de esas cláusulas pudiera ser los temas a evitar en las rrss de la empresa.
La comunicación empresarial a través de la mensajería instantánea
Al mencionar aplicaciones de mensajería instantánea enseguida viene a la mente WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, entre otras. Son muchas las personas que utilizan estos medios rápidos para comunicarse. De acuerdo con el portal web helloumi.com hay 4.200 millones de usuarios de estas aplicaciones móviles. Nada mal la cifra para los más de 7 millones de habitantes del mundo. Así que, ¿por qué no agilizar las comunicaciones con nuestros clientes a través de estos medios?
Ventajas del uso de la mensajería instantánea
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) enfocadas en la mensajería inmediata tienen muchos beneficios en el plano corporativo. Y, en el caso de las redes sociales, puedes usar herramientas para gestionar las rrss.
- Reduce costos de comunicación, especialmente los gastos administrativos por concepto de teléfono.
- Son excelentes medios para la comunicación dentro y fuera de la empresa.
- Se acorta el proceso de resolución de problemas con clientes o los demás departamentos, ya que la comunicación resulta más efectiva que con el correo electrónico.
- No te desconcentras de tus funciones productivas, ya que no son invasivas.
- Le ofrece nuevas alternativas de comunicación al clientes, lo cual le resultará más personal y eficaz. (esto supone una gran ventaja a la competencia)
- Se evitan llamadas innecesarias dentro de la misma empresa.
- Se limitará el uso del teléfono a conversaciones muy urgentes e importantes.
- Tienen la opción de lecturas emergentes o notificaciones de escritorio.
- Se reduce el tiempo de conversación.
- Puedes marcar un estatus de tu disponibilidad: ocupado, fuera de la oficina, disponible, etc.
A continuación, algunas de las aplicaciones de mensajes instantáneos que puedes incorporar con las que puede mejorar la comunicación externa de tu empresa.
Pese a la popularidad, funcionalidad y aceptación de WhatsApp, esta es una plataforma que no es recomendable para un uso corporativo. Sí, hay muchos que ya la han hecho parte de su manera de comunicarse con clientes o proveedores. Pero la verdad es que esta no es tan confiable. Según información del sitio web andro4all.com, esta plataforma ha tenido caídas de su sistema, como la ocurrida el 3 de noviembre en parte de Europa.
Además, sus nuevas funciones han desvirtuado un poco el origen de WhatsApp, llevándolo más bien hacia el plano de las rrss y no potenciando su función de mensajes inmediatos. Por lo que te sugerimos que utilices otros medios alternativos, como los que te detallaremos en esta lista.
Telegram
WhatsApp y Telegram libran una “batalla campal”. ¿Cuál es mejor? Eso lo sabrán responder los seguidores fieles de cada uno. Sin embargo, a las cuestiones que nos interesan debemos irnos a la objetividad del asunto.
Telegram tiene una encriptación muy segura, por lo que puedes conversar e intercambiar información sensible a través de él con confianza. Además, te ofrece constantes actualizaciones que mejoran su funcionalidad sin restricciones. Esta aplicación es menos conocida que WhatsApp, de manera que goza, sin querer, de cierta exclusividad. Como no todo el mundo la tiene, es una buena manera de filtrar tus contactos y limitar su uso en el plano corporativo.
Slack
Slack es una aplicación de mensajería instantánea para equipos. Al igual que Telegram es muy útil para las comunicaciones entre compañeros de trabajo. Esta permite la creación de grupos a través de los cuales puedes limitar la interacción a un tema en específico. Es decir, en la misma interfaz puedes crear un grupo para el departamento de ventas, otro para el de desarrollo web, y otros tantos para proyectos efímeros, y chats personales con ciertos trabajadores. A su vez que pueden intercambiar cualquier clase de archivo.
UPCnet u Talk
Esta es una multiplataforma que puedes integrar a varios tipos de software exclusivos para las gestiones empresariales. Lo interesante de esta app es que se puede personalizar con la identidad corporativa de la empresa que la está usando. Es una interfaz que respeta la privacidad, ya que puedes crear conversaciones grupales o individuales sin que esta tenga acceso a la información privada del usuario.
Enjoystr
Es una especie de WhatsApp, pero reforzado, permite proteger la privacidad de cada mensaje y archivo enviado. Ya que, al igual que Telegram, tiene un código de encriptación muy fortificado. Entre sus otras ventajas, señalamos que los mensajes tienen un tiempo de vida de un día, a no ser que le indiques otra duración. También destaca porque no permite las capturas de pantalla, puedes colocarle contraseña a las conversaciones sensibles, y es imposible que guardes o descargues un chat.
Imbox.me
Imbox.me es otra plataforma de comunicación rápida exclusiva para las empresas. Su principio está fundamentado en la mensajería en la nube. Puedes enviar cualquier clase de archivo desde donde sea, lo cual es maravilloso, ya que no tienes límites en el tamaño y formato del documento en cuestión. Y, además, cumple con el protocolo de cifrado reforzado que garantiza la seguridad de tu comunicación.
Cotap
Igualmente, Cotap es de uso exclusivo para corporaciones. Lo mejor es que no requiere los números telefónicos de los empleados, ya que su búsqueda la hace enfocada a los correos electrónicos. Es una aplicación de mensajería simple y segura para empleados.
Zula
A través de Zula podrás mantener conversaciones escritas o habladas (llamadas) e intercambiar archivos de forma segura. Igual que Cotap, no requiere del teléfono móvil del usuario, basta su correo.
Cómo elegir la app de mensajería instantánea para la empresa
Además de las opciones señaladas en el apartado anterior, existen muchas otras. Pero, ¿cómo elegir la que más nos conviene para la empresa? Hay quienes prefieren el ensayo-error, es decir, prueban con una y otra hasta quedarse con la que más les gustó. Sin embargo, acá te damos unas pistas para que la selección sea más acertada.
Primero ten claro cuál es la necesidad de tu empresa. ¿Pueden comunicarse solo por mensaje o es necesario la llamada? ¿Se compartirán documentos, cuáles y con qué frecuencia? ¿En cuales dispositivos se usarán? ¿Será necesario las conversaciones grupales o individuales?
En segundo lugar, considera la compatibilidad de la aplicación con el software de gestión corporativo. ¿Lo puedes integrar? Asegúrate que cumple con la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal de tu país.
Averigua cuál es el nivel de encriptación de la mensajería y qué otras herramientas de seguridad brinda. Así como si ofrecen soporte técnico, de qué manera atiende al usuario, y cuál es el precio por su uso.
Las plataformas tecnológicas como los nuevos canales de comunicación de tu empresa, en especial las de mensajería instantánea favorecen la privacidad de los usuarios así como su productividad. ¿Cuéntanos cuál utilizas e tu empresa? Si deseas asesoría para tu presencia digital puedes pedir presupuesto.
